8 – 19 (Po-Čt)
8 – 17 (Pá)
EN
Zákaznická linka
773 589 475

Ochrana osobních údajů v realitní kanceláři Rent4Ever

Poučení o zpracování osobních údajů fyzických osob v rámci služby Rent4Ever.cz

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany Rent4Ever, s.r.o., pokud se jedná o osobní údaje uživatelů služby Rent4Ever.cz.

Správcem osobních údajů je společnost Rent4Ever, s.r.o. IČ: 284 32 835 se sídlem Sokolská 166, Kolín, 280 02, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C., vložka 141104 (dále jen „Rent4Ever.cz“).

Vzhledem k tomu, že počínaje dnem 25.5.2018 se při zpracování Vašich osobních údajů budeme namísto zákona č. 101/2000 Sb. řídit Nařízením č. (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“) je toto poučení již připraveno s přihlédnutím k ustanovením tohoto Nařízení.

Pro jaké účely Vaše údaje zpracováváme?

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Údaje získané v rámci služby Rent4Ever.cz jsou využívány k těmto účelům:

  • ochraně našich práv či práv třetích osob, např. pro případ soudního sporu týkajícího se našich služeb či pro vymáhání pohledávek. K těmto účelům budou obvykle využívány všechny zpracovávané údaje
  • statistickým účelům (v této souvislosti jsou ale Vaše údaje obvykle agregovány tak, že nelze určit Vaši totožnost)
  • měření návštěvnosti stránek rent4ever.cz – jedná se o údaje získané prostřednictvím cookies
  • organizování spotřebitelských soutěží, doručování výher a zpravodajství o takových soutěžích (týká se jen soutěží, do nichž se aktivně přihlásíte)
  • zlepšování obsahu stránek Rent4Ever.cz a jejich vývoji
  • zajištění bezpečnosti našich systémů a sítě před útoky zvenčí či zneužitím ze strany uživatelů a to v obvyklém na trhu prováděném rozsahu – jedná se zejména o bezpečnostní logy Vaší aktivity na našich stránkách a v uživatelském rozhraní
  • pro účely vedení účetní a daňové evidence a plnění dalších zákonných povinností (dokládání souhlasů se zpracováním Vašich osobních údajů a plnění dalších povinností podle Nařízení a případně dalších předpisů v oblasti ochrany osobních údajů)
  • v přiměřeném rozsahu k přímému marketingu, tzn. cílenějšímu zobrazení obsahu našich stránek jednotlivým uživatelům a k zasílání obchodních sdělení (např. newsletterů)

Vaše údaje obvykle zpracováváme ve svých vlastních počítačových systémech, byť můžeme využívat i systémů třetích osob (tzv. zpracovatelů).

Jaké údaje zpracováváme a jaké jsou jejich zdroje?

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci sledování Vaší činnosti v rámci našich stránek. 

Údaje, které shromažďujeme v souvislosti s uživateli služby Rent4Ever.cz, budou získány primárně od Vás. V rámci rozhraní stzránek Rent4Ever.cz vyplnite o sobě údaje, jako je e-mail, jméno, příjmení, telefon a adresa (pro využívání placených služeb budou tyto údaje, vyjma telefonu, vyžadovány). Dále o Vás budeme ukládat Vaše příspěvky zadané do služby, zvolená nastavení v uživatelském rozhraní služby, Vámi zvolené Hlídací psy a Oblíbené inzeráty Vámi označené.

V rámci registrace Vám přidělíme uživatelské ID generované naším systémem. Dále budeme zpracovávat údaje o tom, jakým způsobem jste se registrovali, či jak jste nám poskytli souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů (obvykle uložením informací o způsobu a době udělení souhlasu, vč. Vaší IP adresy, ze které jste zaklikli příslušné políčko a času, případně údaje o reakci na potvrzovací e-mail) a kdy jste registraci zrušili či souhlas odvolali.

Dále budeme ukládat v systému za účelem doložení Vašich kroků a jako bezpečnostní opatření logy Vaší aktivity v rámci Vašeho účtu. V této souvislosti o Vás budeme shromažďovat s tím související informace, tedy IP adresu, pomocí které se přihlašujete k našim službám či z níž jste provedli akci, datum a čas přístupu k těmto službám a specifikaci provedené změny.

U placených služeb budeme samozřejmě údaje nutné podle účetních a daňových předpisů evidovat pro účely vedení účetní a daňové evidence naší společnosti.

U vyřízených inzerátů si vyhrazujeme možnost je dále zveřejňovat v anonymizované podobě jako vyřízené inzeráty.

Pokud Vám budeme nuceni zrušit Vaši registraci, např. po porušení podmínek služby, uložíme si Vaše základní údaje a důvod zrušení služby.

Námi zpracovávané osobní údaje tak získáme buď přímo od Vás (tím, že nám je poskytnete v rámci registrace do služby a Vaší činnosti v rámci rozhraní služby, nebo z individuální korespondence s Vámi), nebo v rámci sledování Vaší aktivity v rámci naší služby či Vašeho plnění smluvních závazků (úhrada pohledávek).

V rámci našich služeb jsou také užívány tzv. cookies. 

Jak dlouho budeme údaje zpracovávat?

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy.

Veškeré údaje získané v rámci registrace a po dobu využívání registrované služby jsou obvykle ukládány po celou dobu registrace (vyjma informací o využití Hlídacích psů a oblíbených inzerátů, které využijete, kde bude uloženo, že byla tato služba využita, nebude však uložena informace o konkrétním nastavení služby, tedy o tom, jaký obsah byl sledován) a dále v rámci bezpečnostních logů po dobu 4 let po zrušení registrace/změny údaje a to zejména za účelem ochrany práv naší společnosti a třetích osob, IT bezpečnosti a doložení souladu s naší činnosti s právními předpisy. Informaci o tom, že byl některý e-mail ve službě registrován, od kdy a jak, si můžeme uložit i delší dobu za účelem zabránění duplicitní registrace a ochrany našich práv.

Pokud Vám budeme zasílat obchodní sdělení (např. nabídky, nebo newslettery), pak si základní údaje o tom, na jakém základě taková obchodní sdělení zasíláme (v rámci které služby jste byli registrováni a základní registrační údaje), budeme ukládat za účelem doložení toho, proč Vám obchodní sdělení zasíláme, po dobu jejich zasílání a 4 roky poté. Obchodní sdělení Vám budeme zasílat po dobu do zrušení registrace, resp. do vyslovení nesouhlasu s jejich zasíláním.

U účtů, které nebudou uživatelem po přiměřenou dobu využívány či které budou vykazovat vady, si vyhrazujeme právo je znepřístupnit či smazat.

Údaje potřebné pro účetní evidenci a doložení účetních případů budou zpracovávány po dobu 10 let v našem účetním systému.

Výše uvedené lhůty mohou být překročeny v případech, kdy to bude s ohledem na okolnosti vhodné, např. pokud bude zahájena kontrola regulačním orgánem nebo v případě běžícího sporu.

Pokud se jedná o dobu zpracování, pak není-li výslovně uvedena v podmínkách služby či stanovena právním předpisem, vycházíme při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby s rezervou pro to, abychom se dozvěděli, že byla podána žaloba či zahájeno jiné řízení, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků vůči naší společnosti, (iii) předpokládaných lhůt pro detekci útoků na naši síť či jiných zjištění narušení bezpečnosti (iv) obvyklých postupů na trhu a doporučení dozorových orgánů a (v) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik.

Zrušení registrace

Registraci v rámci služby Rent4Ever.cz můžete kdykoliv ukončit. V případně zájmu o zrušení účtu kontaktujte za tímto účelem administrátora služby na email info@rent4ever.cz, který s Vámi proces zrušení dokončí.

Zrušením registrace přestaneme Vaše data užívat k samotnému poskytování služby. Upozorňujeme, že jak je uvedeno výše, i po zrušení registrace budou některé údaje uloženy jako zálohy za účelem ochrany práv naší společnosti a třetích osob, IT bezpečnosti a doložení souladu s naší činnosti s právními předpisy, zejména o ochraně osobních údajů. I po zrušení registrace zůstávají ve službě dostupné anonymizované inzeráty a to po neomezenou dobu.

Komu můžeme údaje o Vás zpřístupnit?

Rent4Ever zpřístupňuje osobní údaje v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům:

  • dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, serverové služby, rozesílání e-mailů, služby související s měřením návštěvnosti našich stránek a přizpůsobování jejich obsahu preferencím uživatelů),
  • provozovatelům serverů či provozovatelům technologií využívaných Rent4Ever.cz, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti služeb Rent4Ever.cz,
  • v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb 
  • na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.

Pokud využijete službu odpovědi na inzerát či poptávku, bude Vaše zpráva odeslána příslušné osobě a uložena v rozhraní služby.

Jste povinni nám údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje poskytujete Rent4Ever.cz dobrovolně (pokud se však chcete do naší služby registrovat, vyžadujeme některé údaje jako povinné, tzn. pokud nám je nepředáte, nebude Vám umožněno službu Rent4Ever.cz využívat). Je-li pro Vás v některých případech stanovena podle zvláštního zákona povinnost osobní údaje pro zpracování poskytnout, budete o této skutečnosti ve vhodných případech zvlášť informováni.

Souhlas

Souhlas je sice jen jedním z důvodů zpracování, ale Nařízení na jeho získání klade zvláštní požadavky. Pokud byste měli pocit, že je Váš souhlas z naší strany vynucován, kontaktujte nás prosím na info@rent4ever.cz a my budeme tento případ okamžitě řešit.

Upozorňujeme Vás, že pokud právním důvodem zpracování Vašich osobních údajů je Váš souhlas, můžete takový souhlas kdykoliv bezplatně odvolat buď přímo v rozhraní služby či na níže uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

Námitku proti zpracování můžete vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu: info@rent4ever.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by Rent4Ever.cz neměla údaje zpracovávat. Upozorňujeme, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby Rent4Ever.cz takové údaje i nadále zpracovávala.

V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (typicky zasílání newsletterů), je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále takové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který v nich bude obvykle za tímto účelem připojen. Stejné právo máte i podle § 7 zákona č. 480/2004 Sb.

Obchodní sdělení (newslettery a nabídky inzerátů)

Údaje o současných či minulých uživatelích našich služeb či o osobách, které nám k tomu udělily souhlas, můžeme zpracovávat také pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailových newsletterů a nabídek inzerátů. Zasílání newsletterů a nabídek inzerátů není obvykle časově omezeno, pokud ovšem vyjádříte přání, abychom Vám takové newslettery a nabídky inzerátů již dále nezasílali, nebudeme Vám je zasílat. I nadále však budeme zpracovávat po přiměřenou dobu základní údaje o zasílání, abychom byli schopni prokázat, proč jsme Vám tyto nabídky zasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám.

Za účelem zasílání tzv. obchodních sdělení o Vás budeme zpracovávat tyto osobní údaje: Vaše jméno, příjmení, Vaši e-mailovou adresu a případně přehled e-mailů, které jsme Vám zaslali. V této souvislosti můžeme v přiměřeném rozsahu využít i další Vámi zadané údaje v rámci naší služby pro to, abychom si Vás zařadili do obecné skupiny osob s podobnými preferencemi a mohli v některých případech omezit Vám zasílaná obchodní sdělení pouze na ta, která by Vás mohla zajímat. Tyto údaje budeme zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení, tedy za účelem tzv. přímého marketingu. Bude se jednat o zasílání obchodních sdělení naší společnosti, týkajících se zejména služby Rent4Ever.cz.

Obchodní sdělení Vám budeme zasílat v přiměřených intervalech, obvykle max. cca 4x měsíčně, nebo aktualizovanou inzerci dle Vámi zadaných parametrů hlídacího psa. Obsahem newsletterů jsou informace týkající se naší služby a případně zajímavé nabídky související s tématem našeho serveru. Zasílání takovýchto sdělení budete moci kdykoliv odmítnout proklikem z každé doručené zprávy, případně můžete kdykoliv jejich zasílání odmítnout odesláním e-mailu s textem „nepřeji si dostávat newslettery Rent4Ever.cz“ či obdobným na e-mail info@rent4ever.cz, v takovém případě bude e-mailová adresa, z níž tato zpráva přišla, odhlášena.

V souvislosti se zasíláním e-mailů ukládají služby zasílající e-maily také obvykle informaci o tom, zda došlo k otevření e-mailu, kdy se tak stalo a jak jste na e-mail reagovali, dále informace o Vaší IP adrese a přibližné geolokaci, případně verzi Vašeho systému. Tyto informace jsou užívány za účelem ochrany našich práv či práv třetích osob a naší IT bezpečnosti a přímého marketingu (abychom mohli obsah e-mailů upravovat tak, aby obsahovaly pro Vás zajímavé informace).

Údaje o tom, že jsme Vám zprávy zasílali a na jakém základě, případně i seznam zasílaných zpráv, budeme zpracovávat pro účely naší IT bezpečnosti, ochranu našich práv a práv třetích osob a doložení požadavků stanovených právními předpisy na ochranu osobnosti ještě po přiměřenou dobu poté, kdy vyslovíte se zasíláním takových zpráv nesouhlas (nejvýše cca 4 roky).

 

Aktualizace údajů

Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit. Pokud proto dojde ke změně Vámi poskytnutých údajů, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně případně o provedení jejich změny v rozhraní služby.

 

Rizika a doporučené postupy

Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:

  • Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Zejména pečlivě byste měli zvážit poskytnutí údajů, které se týkají Vašeho osobního života a jeho aspektů nesouvisejících s účely, pro které je poskytujete. Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku
  • Pokud nám poskytujete nebo v našich službách zveřejňujete osobní údaje třetích osob (údaje makléřů, fotografie nemovitostí, na nichž jsou zachyceni lidé apod. apod.), zamyslete se nad tím, zda je to vhodné. V případě potřeby si vyžádejte souhlas takovýchto třetích osob. Zvlášť dbejte na ochranu dětí
  • Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů
  • Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem (či jiným zákonným zástupcem) či nás zvlášť kontaktujte. Služba není určena osobám mladším 16 let
  • Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány jménem Rent4Ever. Jedná se pravděpodobně o podvrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla
  • Pokud nám posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace, např. zaheslování souboru spojené se zašifrováním a předání hesla jiným komunikačním kanálem
  • Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve. 
  • Snažíme se vždy udržovat tato poučení aktuální. Proto čas od času budeme provádět úpravy těchto pravidel. U podstatnějších úprav Vás budeme informovat zvlášť, přesto není na škodu si čas od času znovu tato pravidla pročíst
  • Udržujte své údaje v rozhraní našich služeb aktuální.

 

Jak nás můžete kontaktovat?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

Rent4Ever, s.r.o., Na poříčí 17, Praha 1, 110 00

e-mail: info@rent4ever.cz, tel: 602683800